Экспертиза ценности документов — реферат



Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап

Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т. е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило - IV квартал текущего года).

2 этап

При завершении дел в делопроизводстве (обычно - I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап

На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель - единственный специалист свой сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

Порядок проведения

Экспертизы ценности документов

Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

1.Дела постоянного хранения.

2.Дела по личному составу.

3.Дела временного срока хранения (до 10 лет).

4.Дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3 группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1 и 2 групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т. е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4 группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

2002 года со сроком хранения 3 года;

2000 года со сроком хранения 5 лет;

1995 года со сроком хранения 10 лет.

Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

Научно-техническая обработка предусматривает целый комплекс работ по оформлению дела:

Полистный просмотр документов дела.

Формирование дела в соответствии с правилами.

3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А 4 – на 4 прокола).

Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

Нумерация листов в деле.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

7. Составление листа-заверителя.

В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

8. Оформление обложки дела

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

Полное название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

Индекс дела – переносится из номенклатуры дел;

Заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;

Срок хранения - переносится из номенклатуры дел;

Крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;


Похожие работы